Dématérialisation des factures : on en rêvait, ils l’ont fait…

 

Tiré par le secteur public via la plateforme Chorus Pro déployée depuis 2017 progressivement (100% du secteur public en factures électroniques en 2020), la facture électronique pour tous est en marche grâce à une normalisation européenne (Norme EN 16931 publiée par la Commission Européenne le 16 octobre dernier).

Factur-X est un standard franco-allemand de facture électronique, encore appelé « mixte » ou « hybride »

Il s’appuie sur la combinaison d’un format PDF pour les utilisateurs et de données XML pour un traitement automatisé. Concrètement, une facture au format Factur-X est une facture PDF/A3 classique à l’intérieur de laquelle est inclus un fichier XML décrivant celle-ci sous forme structurée en respectant la syntaxe de la norme.

L’objectif de la norme est de permettre aux fournisseurs d’émettre des factures contenant un maximum d’informations sous forme structurée, permettant à leurs destinataires qui le peuvent ou qui le désirent d’exploiter ces données pour automatiser l’intégration dans leurs propres systèmes d’information.

Avec ce format, nous en avons fini avec la LAD (Lecture Automatique de Document) parfois approximative dans l’interprétation des données capturées sur les factures fournisseurs reçues.

En fonction de sa capacité à faire, ou des pratiques du secteur ou encore des exigences de son client, la nouvelle norme permet au fournisseur d’alimenter le fichier de données XML qui accompagne le fichier PDF selon plusieurs niveaux de détail (il y a 5 « profil de données »).

Selon les capacités de l’émetteur, 2 grands niveaux se dégagent :

  • Niveau minimaliste comprenant les données d’entête et pied de factures. Dans ce cas, l’entête de la facture peut être intégrée dans le SI de comptabilité fournisseurs ainsi que le PDF en question, restera à l’utilisateur à compléter les lignes avec ou sans rapprochement d’une commande d’achat préalablement saisie
  • Niveau plus complet incluant le détail de lignes de factures. Dans ce cas selon les fonctionnalités disponibles du SI de comptabilité fournisseurs, l’intégration complète de la facture est possible. Un rapprochement automatique avec une commande éventuelle est alors envisageable.

D’un point de vue fiscal, cette norme n’impose rien de nouveau. Le PDF en question peut être signé électroniquement, ou bien l’entreprise s’appuie sur la « piste d’audit fiable » (procédures documentée et permanente) qu’elle a mise en place. Il est d’ailleurs possible de joindre dans la facture émise des pièces complémentaires pour faciliter cette gestion sécurisée (bon de commande, bon de livraison, …).

Il est à noter que dans le cadre de Chorus Pro, l’AIFE s’est engagée à intégrer Factur-X dans la liste des formats acceptés sur la plateforme courant 2018.

La mise en place de ce standard est donc une bonne nouvelle pour les entreprises en général

Pour les grandes entreprises qui utilisent pour la plupart déjà avec leurs fournisseurs les formats de fichiers structurés (EDI), notamment pour les gros volumes, la facture en format factur-X est une manière d’étendre la dématérialisation et l’intégration.

Pour les ETI ou PME, c’est une solution technique qui devient une véritable opportunité d’efficacité et de productivité dès lors qu’elle constitue la référence européenne, leur permettant d’envisager ainsi un investissement applicable à l’ensemble de leurs fournisseurs et leurs clients. Dans ce cadre, le ROI peut être largement positif, à condition d’en faire un projet autre que Technique. Pour bénéficier des atouts de ces solutions, le management doit en faire un projet d’entreprise nécessitant la transformation durable de l’organisation, des processus et l’évolution de la culture et des pratiques associées.

Le progrès passe aussi et d’abord par les Hommes !

Par Mickaël, Associé


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