Les enjeux de la planification : Comment optimiser la planification des ressources humaines et techniques dans un environnement toujours plus contraint ?

De nombreux secteurs sont aujourd’hui confrontés à cette problématique : restauration, grande distribution, médias, tourisme, sociétés de maintenance, hôpitaux, industrie, transport… La planification de l’activité et l’allocation des ressources est un exercice devenu particulièrement complexe du fait du nombre conséquent de paramètres (ou contraintes) dont il faut tenir compte pour optimiser et anticiper sa production. Calendrier des ressources humaines, disponibilité des moyens techniques, compétences et matériels requis, respect du cadre légal et social, respect du budget et prévision de chiffres d’affaires sont autant de facteurs pas toujours compatibles à prendre en compte pour planifier ses ressources.
L’enjeu majeur pour le planificateur est donc de couvrir ses besoins de production en utilisant au mieux les ressources à sa disposition tout en respectant le droit du travail et l’équation budgétaire de son organisation. Pas si simple au vu de la multitude des contraintes à intégrer pour produire un planning !

Quelles contraintes ?

Respecter le droit du travail et les aspirations des salariés

Premier facteur de complexité pour la planification : la législation. Elle impacte directement les plannings en déterminant les temps de travail, les durées maximales de vacation, les temps de repos, les absences et congés, les récupérations, le nombre d’astreintes maximal par période et les éléments variables de paie. La production des plannings doit donc respecter les règles issues du droit du travail mais aussi de la convention collective et des accords d’entreprise. En parallèle, le facteur humain est également à prendre compte dans les plannings prévisionnels. Il est en effet indispensable pour le planificateur de connaitre les préférences des collaborateurs en termes de plages horaires et d’activités, de gérer leurs compétences et de suivre par équipe la répartition des astreintes, des heures de nuit et des week-ends travaillés. La planification équitable est devenue un levier clé de la fidélisation des collaborateurs et de leur productivité.

Anticiper pour optimiser la gestion des ressources internes et assurer la continuité de service

La masse salariale étant l’un des principaux postes budgétaires des organisations, la planification des ressources humaines internes est devenue un facteur essentiel de maîtrise des budgets. Une planification efficace est celle qui permet une utilisation optimale de ses ressources internes en limitant les situations de surdimensionnement des équipes ou de sous-effectif. Le planificateur doit produire des plannings prévisionnels tenant compte des absences futures, de la saisonnalité des activités et des prévisions de chiffres d’affaires afin de maîtriser ses coûts (salaires, heures supplémentaires, primes liées à la suractivité, recours aux contrats non permanents). Ces nombreux paramètres génèrent un nombre considérable de combinaisons possibles.
En parallèle, l’anticipation des plannings avec tous ces paramètres est indispensable afin d’assurer la continuité de service et de gérer les pics d’activité à venir. Deux contraintes qui peuvent paraître contradictoires vont donc complexifier le travail du planificateur : utiliser au mieux l’intégralité de ses ressources internes et couvrir ses besoins complémentaires en limitant le recours aux ressources externes tout en s’assurant que l’on fait appel aux meilleurs profils.

Lier la planification, la gestion administrative et la paie

La planification génère des tâches administratives : la gestion contractuelle des personnels non permanents (création des contrats et des déclarations uniques d’embauche (DUE)) et les éléments variables de paie issus des plannings réalisés (primes, heures supplémentaires, heures majorées, récupération). Leur traitement manuel est chronophage, coûteux et source d’erreurs. Il devient donc nécessaire d’industrialiser les phases amont (gestion administrative) et aval (paie) de la planification et d’interfacer la planification avec le SIRH et de se doter d’outils qui accélèrent et sécurisent ces tâches.

Les nouveaux outils pour optimiser la planification

S’appuyer sur des outils performants pour automatiser la production des plannings et de la paie

Compte-tenu des enjeux et des contraintes énoncés plus haut, les tableurs Excel largement utilisés dans l’exercice de planification montrent leurs limites ! Le marché des SIRH a grandement évolué sur cette thématique et de plus en plus d’éditeurs proposent des solutions de planification automatisée sous contrainte. Ces nouveaux systèmes offrent désormais les fonctionnalités suivantes : la gestion des ressources (compétences, métiers, préférences), la gestion administrative (contrats, DUE), la création des plans de charges (en fonction de l’activité prévisionnelle, des équipes types et du chiffre d’affaires), la définition de cycles (vacations, rotations, rythmes), la création d’équipes types, l’intégration des différentes contraintes (légales, réglementaires, économiques et techniques), la construction de différents scénarios de planning, la planification automatisée et enfin le calcul de la paie.
Ces outils permettent ainsi de sécuriser la planification, de réduire les coûts de production des tâches administratives et des plannings et d’automatiser le calcul l’intégration des éléments variables de paie dans le SIRH.

Profiter de la digitalisation

La transformation digitale des organisations s’applique aux ressources humaines et désormais à la planification. Quels sont les apports concrets de la digitalisation sur le processus de planification ? Les réponses sont multiples : ergonomie des outils pour une meilleure prise en main par le planificateur et les planifiés, parcours utilisateurs simplifiés pour tous les profils utilisateurs, visualisation en temps réel des différentes contraintes sur les plannings et mise à disposition des plannings accélérée et multi-supports (PC, tablettes et smartphones).

En conclusion

De simple processus administratif, la planification des ressources est devenue un processus stratégique dans l’atteinte des objectifs de production des organisations quelles ques soient leurs contraintes : respect du légal, respect du budget, réduction des coûts de traitement et fidélisation des employés.
Les enjeux et les contraintes de la planification sont multiples mais les nouvelles solutions et la digitalisation apportent de réelles réponses à l’optimisation des plannings.

 

Par Laurent, Directeur


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