Une nouvelle solution SI Finances et Achat pour France Télévisions

Artimon

Artimon

CONTEXTE

Accompagner France Télévisions dans la modernisation de son SI Finances et Achat

Chiffres clés

  • 1er groupe français de l’audiovisuel public
  • 5 chaînes nationales
  • Des antennes TV, radio, et web dans 13 régions et 9 territoires ultra-marin
  • 1 plateforme numérique
  • 75h d’informations produites quotidiennement
  • 9000 salariés

La solution SI Finances et Achat mise en place en 2011 basée sur Oracle Application « on premise » arrivait en fin de maintenance en décembre 2021. France Télévisions souhaitait donc la remplacer.

DÉFIS

Un système d’information à l’épreuve

Pour couvrir l’ensemble des besoins métiers, Oracle Application (appelé Ariane à FTV), comportait une pléthore de spécifiques à maintenir au quotidien. Une équipe MOE dédiée s’en chargeait.

L’évolution nécessaire du SI Finances et Achat représentait une opportunité pour France Télévisions de s’orienter vers une solution en mode SAAS. A la clé, la promesse de bénéficier des nouvelles évolutions technologiques tout en couvrant les besoins par des processus standardisés.

En choisissant une solution SAAS, les objectifs pour France Télévisions étaient clairs :

  • Réaliser des économies en termes de coûts d’exploitation
  • Gagner en productivité.

A la suite d’une étude de choix de la future solution SI, France Télévisions a donc lancé un projet de mise en œuvre de la solution Oracle Cloud basée sur un mode SAAS afin d’atteindre ses objectifs.

Faire converger les modèles de gestion d’entités ne réalisant pas les mêmes activités et unifier des processus métiers, comme celui des achats par exemple, représentait un véritable challenge pour l’entreprise.

Et avec des utilisateurs basés dans toutes les régions de France et en Outre-Mer, l’enjeu de coordination et d’efficacité était d’autant plus fort !

France Télévisions a ainsi sollicité Artimon pour l’accompagner dans sa stratégie organisationnelle et la mise en œuvre de son nouveau système d’information de gestion dans une solution Cloud. Un projet au long cours.

SOLUTION

On n’adapte pas, on n’adopte !

Expert du secteur des médias, de l’organisation et management de projets SI, nous avons préconisé à France Télévisions de conserver sa solution existante Oracle, l’une des plus efficientes du marché, en choisissant la dernière version basée sur le mode SAAS. Un moyen efficace de répondre aux objectifs et de maîtriser son budget.

Dans un premier temps, nous avons créé une organisation nouvelle en fusionnant les équipes fonctionnelles et une partie des équipes techniques. Chaque membre avait de nouveaux rôles bien définis.

Dans un second temps, nous avons accompagné le Directeur du projet et son adjointe durant toute la vie du projet : lancement d’Oracle Cloud, mise en œuvre et accompagnement au changement :  

  • Conseil sur les choix structurants,
  • Préparation et coanimation des comités de pilotage,
  • Pilotage et coordination des travaux des différents domaines (achat, comptabilité, contrôle de gestion, reporting),
  • Harmonisation des processus Achats et finance,
  • Préparation et animation de la recette utilisateurs à distance,
  • Suivi du planning et du budget,
  • Conduite du changement et formation des utilisateurs.

Avec la Direction de projet nous avons mis en place une méthode innovante basée sur une équipe de Product Owner de niveau « Directeur/Manager » travaillant en mode agile. Chaque Product Owner était responsable d’un domaine d’activité : Achat, Comptabilité, Contrôle de gestion et Budget.

Ce dispositif s’est révélé très efficace avec 4 bénéfices immédiats :

  • Une prise de décision rapide,
  • Des arbitrages structurants du projet sans délai,
  • La promotion de la solution favorisée par les managers auprès de leurs équipes

Notre objectif était d’adopter le projet dans son ensemble dès son démarrage, sans se focaliser sur le seul changement d’outil.

Nous avons coordonné l’ensemble des parties prenantes, la direction (représentée par des sponsors), les responsables métiers, l’éditeur Oracle ainsi qu’un autre cabinet de conseil, chargé de la rédaction des guides utilisateurs de la future solution.

L’arrivée de la pandémie en mars 2020 a éprouvé notre agilité d’une manière inédite. Nous avons ainsi entièrement adapté nos dispositifs et méthodologies pour mener le projet à distance.

Renforçant nos capacités techniques et de ressources, nous avons attribué un accompagnateur expert à chaque Producteur Owner, en fonction du domaine d’activité, et avons élaboré un système de suivi du projet et de la recette utilisateurs sur une plateforme collaborative de visioconférence.

Chaque groupe utilisateurs disposait ainsi de son canal de communication pour une remontée des problèmes et demandes spécifiques efficaces et rapides. Le pilote et coordinateur Artimon centralisait toutes les remontées pour adapter la solution Oracle aux spécificités de France Télévisions.

Le niveau de maturité du travail à distance avec les outils en ligne étant variable d’un groupe utilisateurs à l’autre, nous avons mis en place une hotline dédiée au projet pendant toute sa durée.

Bénéficiant d’une vue à 360° de tous les paramètres du projet, nous avons anticipé les points bloquants à la mise en ligne de la nouvelle solution pour les utilisateurs. Nous avons ainsi élaboré une FAQ d’une extrême granularité prenant en compte chaque processus et spécificité métier dans le mode opératoire de l’outil. Un pari gagnant !

Nous avons par la suite accompagné France Télévisions sur la phase conduite du changement de ce projet de transformation avec notamment le pilotage du programme de formation « Ariane Cloud ».

RÉSULTATS

Un client et des utilisateurs satisfaits

En janvier 2021, date d’achèvement du projet, nous avons conduit les travaux de pilotage et de coordination du programme avec les différents acteurs impliqués dans le projet, animé la communication interne autour du programme « Ariane Cloud » et formé les 2000 utilisateurs en Métropole et Outre-Mer.

En quelques chiffres, nous avons :

  • Défini 3 parcours de formation (achat, comptable, finance)
  • Crée 6 webinaires de présentation du projet en Métropole
  • Organisé 223 sessions de formation, en Métropole et Outre-Mer
  • Formé 2000 stagiaires, en Métropole et Outre-Mer
  • Affecté 6 pilotes formations dédiés aux sites ultramarins (Guadeloupe, Martinique, Polynésie, Nouvelle-Calédonie, Réunion, Guyane, Saint-Pierre et Miquelon et Mayotte)

L’accompagnement des consultants ARTIMON a été d’une aide précieuse. Au niveau de la direction de projet, la réalisation d’une coordination pas toujours évidente entre tous les acteurs a été grandement facilitée par l’apport méthodologique du consultant.

Au niveau de l’accompagnement des membres de l’équipe projet, les consultants ont toujours été force de proposition pour trouver des solutions d’adaptation du processus quand l’outil standard ne répondait pas au besoin métier initial. Les consultants peuvent échanger à tous les niveaux du dispositif, des products owners aux utilisateurs finaux.

Cette capacité leur facilite grandement l’intégration dans l’équipe. Mais le plus important, en complément des compétences apportées, est l’investissement dont ces derniers ont fait preuve pendant toute la durée du projet. Dès leur arrivée nous les avons « sentis » avec nous, très motivés pour atteindre l’objectif commun.

Eric PIAUMIER, Responsable MOA SIG | France Télévisions

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