GBCP : quels sont les impacts de la réforme ?

A compter du 1er janvier 2016, environ 700 établissements et organismes publics devront appliquer le décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la Gestion Budgétaire et Comptable Publique (GBCP).

Ce décret doit permettre de disposer d’un cadre budgétaire et comptable harmonisé améliorant l’efficience de la gestion comptable et budgétaire, facilitant le dialogue avec les tutelles et développant les démarches de pilotage.

Cette réforme implique la mise en œuvre d’évolutions fonctionnelles, organisationnelles et technologiques. Prenons le cas de 3 grands changements notables à appliquer :

1. Un nouveau cadre budgétaire ou le pilotage plus serré de la trésorerie des Etablissements Publics

Les Conseils d’Administration et autres instances de gouvernance des Etablissements Publics devront dès la fin d’année 2015 voter un budget selon de nouveaux formats. Les budgets présentés au vote ne seront plus les projections comptables sur l’exercice à venir mais des budgets prévisionnels en AE (Autorisations d’Engagements) et  en CP (Crédits de Paiement) permettant de prévoir sur plusieurs années, les moyens à mettre en œuvre pour assurer les missions de l’organisme, ses capacités de financement (capacité à s’engager juridiquement) et de trésorerie (capacité à assumer ses engagements juridiques dans le temps). Ce nouveau cadre budgétaire devra parallèlement  apporter une vision analytique des prévisions et de leur exécution (décomposition des dépenses par destination et des recettes par origine, déclinaison par opération, …).

2. Des nouvelles règles comptables ou le déploiement des pratiques  du privé

Le changement comptable le plus notable et le plus impactant pour les Etablissements Publics est la mise en place du « Service Fait » permettant de valider la réception ou la réalisation d’un engagement juridique indépendamment de la facture fournisseurs.
Ce nouvel acte de gestion aura pour conséquence d’une part  l’octroi d’un Bon A Payer sur la facture à venir ou en attente (à hauteur du service fait) et d’autre part la comptabilisation de la dépense (charges ou de l’immobilisation) dans les comptes de l’ordonnateur dès certification du service fait. Il est à noter que dans ce cadre le processus de mandatement de la dépense disparait. L’enregistrement et la liquidation de la facture aura pour conséquence comptable le mouvement des comptes tiers (408/401).
Ce nouveau mode de fonctionnement nécessite des changements organisationnels (qui réalise cette opération de service fait ? et qui le certifie ? quel est l’impact sur les délégations ?, …) et une maîtrise parfaite de l’imputation comptable et analytique de la base des engagements juridiques (marchés, bons de commande, conventions, …) support de la valorisation des services faits (qui en la charge ? et la responsabilité ?).

3. La dématérialisation des actes et des procédures ou la fin de l’ère du papier

Cette modernisation du cadre budgétaire et comptable est également, pour ces établissements publics, une opportunité d’élargir le champ de la dématérialisation des actes et des procédures :

• à l’intérieur de l’établissement en évitant la matérialisation des actes de gestion (pièces, parapheur, …)
• à l’extérieur, en échangeant directement de façon numérique avec les acteurs externes, fournisseurs ou clients.

Les objectifs sont multiples : réduction des délais de paiement, réduction des coûts de fonctionnement et amélioration du service rendu.
En ce qui concerne le domaine de la dépense, le décret permet une large dématérialisation de l’ensemble des pièces  du processus, de la contractualisation jusqu’au paiement de la dépense.
Pour la dématérialisation des factures fournisseurs, cela doit s’inscrire aussi avec la solution technique mutualisée de l’Etat, Chorus Portail Pro 2017, permettant le dépôt, la réception, la transmission des factures électroniques et leur suivi, mise à disposition des fournisseurs dès janvier 2017.

Au-delà des ces trois exemples, d’autres évolutions sont prévues comme la mise en place de Service Facturier sous la responsabilité de l’Agence Comptable, le déploiement du contrôle interne, …

Pour répondre aux exigences et enjeux de la GBCP, les Etablissements Publics devront donc dans un premier temps identifier les impacts sur 3 volets :

• Les processus et l’organisation
  – Quels sont les processus à redéfinir ?
  – Comment allier exigences réglementaires et opportunités de progrès ?

• Le système d’information
  – Quelle est l’ampleur des évolutions à réaliser ? Pour quel budget ?
  – Quelle trajectoire de mise en œuvre ?

• Les hommes et les compétences
  – Quelles compétences à renforcer ou acquérir ?
  – Comment obtenir l‘adhésion et transformer durablement les processus ?

Dans un deuxième temps, les Etablissements Publics concernés qui sont de toute taille, devront apprécier la profondeur des changements à mettre en place pour combler les écarts, ainsi que la trajectoire de déploiement de ces changements.

La fixation du curseur du changement sur chacun des écarts majeurs identifiés est à arbitrer aux regards de nombreux éléments : l’organisation opérationnelle existante autour de la chaîne comptable et financière, les effectifs et les compétences des agents, le niveau du système d’information en place et son évolution possible, les budgets disponibles pour opérer ces changements, les enjeux d’efficacité et de productivité, et plus globalement les enjeux de progrès,…

Le plan d’action qui en découle et la mise en œuvre de ces changements sont donc un subtil équilibre entre l’esprit du décret GBCP porteur de nouvelles et bonnes pratiques et les contraintes opérationnelles des établissements, notamment pour les plus petits.