Digitalisation de la commande publique : c’est parti !

Après la facturation électronique et la mise en place de CHORUS PRO, c’est autour de la commande publique de faire peau neuve avec la dématérialisation des procédures de passation des marchés et d’échanges entre acteurs publics et acteurs privés.

La transformation numérique de la commande publique s’articule autour de 4 objectifs majeurs, à savoir :

• Développement des interactions, échanges et du traitement d’information tout au long de la vie du contrat,
• Renforcement de la transparence de la commande publique,
• Archivage électronique sécurisé des documents et accessibilité,
• Simplification des usages et diminution de la charge administrative grâce au numérique.

En effet, la commande publique doit aussi tirer profit des retombées positives du numérique. La digitalisation permettra une réduction comprise entre 5 et 20 % du coût administratif des mises en concurrence pour les administrations publiques (d’après les évaluations de la Commission Européenne), mais aussi simplifier, améliorer la performance de l’achat, renforcer l’efficience et la transparence des marchés publics et des contrats de concession.

Plus concrètement, à partir d’octobre 2018, les organismes publics auront tous mis en place une procédure électronique de passation des marchés au moins pour les montants supérieurs à 25K€ HT. Cette procédure électronique concerne la mise à disposition par l’acheteur des documents de la consultation, et la réception des plis (candidatures / offres) sur une plateforme via l’utilisation d’un profil acheteur.

Pour les entités publiques, la digitalisation passe maintenant systématiquement par la récupération des plis à partir du profil acheteur sur la plateforme de dématérialisation.

Par ailleurs, les échanges entre les acheteurs publics et les entreprises se feront uniquement par voie électronique via le profil acheteur, y compris la notification des décisions.

Autre élément de la dématérialisation de la commande publique, la mise en place de la signature électronique. Cette signature sera un moyen de garantir l’intégrité du document et sa mise en place se fera progressivement

Enfin, dans le cadre d’une démarche de transparence, l’acheteur public doit publier sur son profil les données essentielles des marchés signés dans les 2 mois qui suivent la date de notification du marché.

Un accompagnement des organismes publics vers cette transition numérique ?

Pour réaliser une digitalisation de la commande publique, une action de l’administration publique est nécessaire afin d’accompagner les acheteurs vers cette transition numérique. Par ailleurs, les éditeurs de logiciels et les cabinets de conseil ont également un rôle important à jouer afin d’accompagner les organismes publics pour la mise en place des outils nécessaires à la dématérialisation de la commande publique mais aussi pour anticiper l’impact organisationnel et la revue des processus au sein des différents organismes concernés.

Quels sont les risques et les difficultés de la mise en place de la dématérialisation ?

Ils existent aujourd’hui plusieurs éléments qui peuvent constituer un frein pour le développement de la transformation numérique de la commande publique notamment :

• La multiplicité des outils utilisés par les entreprises répondantes aux consultations en fonction du choix de l’acheteur public dans le cadre de la gestion de la commande publique (l’acheteur peut opter pour plateforme de l’état « PLACE » ou une autre plateforme).
• L’insuffisance d’espace de stockage sur la plateforme PLACE. Plus précisément, dans le cas où l’acheteur a besoin de déposer sur la plateforme des documents très lourds, l’espace de cet acheteur sera vite saturé à la suite du dépôt de plusieurs documents volumineux.
• Le risque de pénaliser les petites entreprises (TPE) qui ne sont pas forcément les mieux préparer à cette digitalisation de la commande publique
• L’exigence de la dématérialisation de la commande publique à partir de 25K€ HT peut alourdir les procédures de passation des petits marchés (la procédure simplifié MAPA, la règle des trois devis, etc…