Digitalisation du cycle Procure To Pay
Le volume de factures électroniques a augmenté de 23% en Europe entre 2017 et 2018, mais il reste encore du chemin à parcourir en France puisque le taux de factures papier y est encore de 61% ! Si on analyse les temps de traitement et de déblocage de ces factures (le délai moyen de déblocage d’une facture papier est de 50 jours) ainsi que les retards de paiement engendrés (11 jours en moyenne), les optimisations apportées par la digitalisation du flux fournisseurs semblent nombreuses. Et rappelons que le coût moyen d’une facture papier est estimé à 15€ contre 5€ pour une facture électronique !
Les avantages de la digitalisation du cycle Procure to Pay ** sont connus : accélération des temps de traitement administratifs, standardisation du processus fournisseurs au sein d’une même entreprise, transfert de l’activité des comptables vers des tâches d’analyse à valeur ajoutée, piste d’audit fiable de l’ensemble du cycle fournisseurs (devis, bon de commande, service fait, facture et bon à payer), respect de la réglementation sur les délais de paiement, prévisionnel de trésorerie, visualisation de l’état d’avancement des factures par les fournisseurs, amélioration de la relation clients/fournisseurs, meilleure exploitation des données fournisseurs, réduction du coût de traitement d’une facture,…
Alors pourquoi ne pas basculer vers la digitalisation du flux fournisseurs ?
La question se pose d’autant plus que les ERP*** et les SI dédiés au cycle fournisseur sont aujourd’hui à maturité sur ce sujet. Dématérialisation des demandes d’achats et commandes, workflows de validation, portails fournisseurs, échanges de données informatisées (EDI), lecture automatique des documents (LAD), reconnaissance optique des caractères (OCR) et PDF sont désormais devenus la norme pour la gestion des flux fournisseurs. Et les SI offrent également des fonctionnalités innovantes comme la data analytics sur l’ensemble des transactions achats et facturation, la surveillance des processus, la mobilité ou encore le smartcoding pour faciliter les imputations des factures sans commande.
Si les gains sont connus et si les outils sont à maturité, lancer un projet de digitalisation du processus Procure To Pay implique un certain nombre de prérequis pour être réussi. Ce type de projet sera généralement piloté par la Direction Financière mais devra être mené en partenariat avec la Direction des Achats et le Juridique afin d’accompagner le changement côté fournisseurs et définir le cadre contractuel avec ceux-ci. Par ailleurs, comme tout projet d’optimisation et de digitalisation de processus administratifs et comptables, il est préconisé de respecter les fonctionnalités standard des outils, de définir un core-model applicable à l’ensemble des entités de l’entreprise et d’impliquer dès le début les équipes de la DSI.
Les évolutions technologiques et le développement des logiciels cloud orientés fournisseurs accélèrent les projets de digitalisation du cycle fournisseurs et les rendent budgétairement accessibles aux ETI et PME. Elles représentent ainsi de plus en plus un levier d’efficacité pour les entreprises.
Laurent, Associé
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*Source Baromère Future of Science (2018)
**Procure to Pay (P2P) : processus qui englobe toute la chaîne d’achat, de la veille technologique et commerciale à la commande, de la dématérialisation de la facture à son règlement
***ERP : Enterprise Resource Planning
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