Top des 10 erreurs qui ruinent une dynamique projet

Un projet parfait, sans difficultés et sans écueils représente le rêve de toutes les entreprises. Cet article n’est pas la recette du projet parfait, cependant il regroupe l’ensemble des erreurs récurrentes pouvant impacter votre dynamique projet.

Top 5 des erreurs en phase projet

1.  Un pilotage insuffisant

Un processus de prise de décision défaillant, un manque de vision claire de la cible, une maitrise des risques insuffisante,… sont des difficultés courantes en phase projet. La mauvaise prise en compte de ces éléments est nuisible pour le pilotage, notamment dans la validation et le bon déroulement des actions à mener du planning, ainsi que dans l’implication des équipes. Plus particulièrement, la non prise de décision peut s’avérer néfaste. Lors des instances, il est important d’identifier, de formaliser et d’instruire les points d’arbitrage afin d’éclairer et de faciliter les décisions. Le support et le discours tenu en instance doivent favoriser l’échange et permettre aux décisionnaires d’acter les différents sujets.

2.  Une recette incomplète

Le manque de recette peut être la conséquence de plusieurs éléments :

• Une mauvaise préparation : pour permettre une phase de recette efficace, celle-ci doit être préparée en amont avec une stratégie détaillée. Elle doit à minima comprendre une organisation détaillée pour le suivi et la réalisation, une planification précise des ressources, le planning de mise à disposition des environnements techniques, la préparation du cahier de recette et des tests unitaires associés.
• Un problème de délai : des glissements des phases précédentes (rédaction de spécifications, développement) sont des écueils courants des projets.  Ils doivent être identifiées le plus tôt possible afin de pouvoir réajuster le planning en conséquence. Cette prévention du risque permet de conserver une maitrise des délais et la qualité de la recette associée.
• Une insuffisance de moyens techniques et humains : les testeurs doivent avoir à disposition l’ensemble des éléments techniques (postes, environnements, données réelles, …) pour réaliser leurs tests. Ces manques peuvent provoquer des difficultés d’implication des équipes et une mauvaise qualité de la recette. De plus, le sous-dimensionnement humain qui est récurent pour cette phase ne permet pas aux testeurs de réaliser les tests dans de bonnes conditions et ce, dans les délais impartis.

3. Une reprise des données négligée

La reprise de données est souvent sous-estimée dans les projets. Il est important de prendre en compte :

• Le périmètre de la reprise des données : le périmètre doit être détaillé, selon son amplitude il peut rendre plus ou moins complexe la reprise des données.
• La qualité des données : une mauvaise qualité des données (incompatibilité des formats, gestion des données archivées, etc.) peut entrainer plusieurs itérations d’intégration des données. Chaque intégration représente un travail supplémentaire pour l’équipe projet pouvant impacter le planning défini en amont. Il est parfois plus efficace de prévoir une saisie manuelle des données.
• La charge de travail qu’elle représente pour ne pas négliger la reprise au profit du respect des délais.

4.  Une disponibilité des équipes mal appréhendées

Les contributeurs constituent rarement une équipe dédiée exclusivement au projet. Leurs travaux quotidiens viennent, la plupart du temps, s’ajouter à leur charge projet. C’est en cela que la disponibilité des acteurs est souvent surestimée dans la planification. Même si les collaborateurs ont du temps alloué pour le projet, il reste des charges quotidiennes incompressibles et des aléas (les maladies, les démissions, le changement d’équipes, etc.) impactant la charge de travail des équipes.

Il faut identifier dès en amont ces charges et réaliser un plan de charge détaillé qui permettra de donner de la visibilité aux collaborateurs sur les périodes à forte charge.

5.  Des risques d’essoufflement mal maîtrisés

Un projet trop long ou avec plusieurs périodes d’arrêt est un projet qui s’essouffle. Lorsque les équipes sont mobilisées trop longtemps sur un même projet ou lorsqu’elles ont connu une coupure dans la dynamique projet, on constate souvent une perte d’intérêt pour ce dernier. Cela représente un risque en termes de stratégie. En effet, les objectifs ou le cahier des charges définis en amont peuvent ne plus être en accord avec les besoins initiaux de l’entreprise, et ce, en plein projet.

Il est important de réaliser un rétroplanning détaillé du projet afin de maitriser au mieux les risques d’essoufflement. Une communication des sponsors pendant ces périodes de rupture sont essentielles, elles permettent de conserver un lien avec les équipes et de les remobiliser rapidement si besoin.

Top 5 des erreurs en conduite du changement et en communication

1. L’absence de cohésion au sein de l’équipe projet

L’absence de cohésion au sein de l’équipe projet peut très vite devenir un obstacle à la dynamique d’un projet. Elle est souvent identifiée par :

• La finalité et les objectifs du projet qui ne sont pas partagés. Il faut communiquer régulièrement auprès des acteurs sur les enjeux et les objectifs du projet afin qu’ils soient clairs et partagés par tous.
• L’absence d’un leader dans une équipe projet. La détermination d’un leader permet d’impulser et de contribuer fortement à la dynamique projet.
• Les attentes différentes de chacun. Il est important de prendre en compte ces attentes, de les valider collectivement et de définir un plan d’action pour les satisfaire.

2. L’asymétrie d’information

La circulation de l’information au sein des projets est souvent à sens unique. On constate souvent un manque de diffusion de l’information de manière descendante et transversale.

Les projets comportent plusieurs phases sur lesquelles les acteurs peuvent être plus ou moins sollicités. Pour les maintenir impliqués et conserver une dynamique, il faut communiquer régulièrement et auprès de tous sur les avancées.

3. Le manque de visibilité des acteurs

Lié à la conduite du changement, ce manque de projection sur un nouvel outil et / ou de nouveaux processus, peut entrainer des incohérences au niveau des pratiques des équipes et ainsi impacter l’engagement des acteurs, voire entrainer une forme de résistance.

Il est essentiel d’accompagner les équipes dans la projection de leurs nouveaux processus en les challengeant et en leur montrant les impacts (gains et pertes. Attention, toute perte doit entrainer un gain pour qu’elle soit acceptée).

4. La sous-estimation de la résistance au changement

La résistance au changement peut devenir un réel frein lors des conduites de projet. Il est essentiel de les identifier au plus tôt afin de les désamorcer. Elle peut se matérialiser par :

• Des collaborateurs directement impactés dans leur métier et qui ont quelque chose à perdre. Il est important dans ces situations d’identifier les acquis qui vont disparaitre et de proposer aux collaborateurs des alternatives factuelles et crédibles.
• Des incertitudes avec des personnes qui ont peur de ne pas avoir les compétences requises. Dans ce cas, il faut les rassurer sur le plan de conduite de changement, avec une mise en évidence de la stratégie de formation et de leur montée en compétences sur les futures pratiques.
• Des oppositions par nature. Certains individus seront en opposition par principe, dans ce cas il faut les impliquer dans des décisions collectives et les placer face aux décisions du groupe.

5. Fin du projet / Promouvoir l’équipe et le projet

La fin d’un projet est une étape importante qu’il ne faut pas négliger en termes de conduite du changement. Tout au long du projet, l’ensemble de l’équipe a passé des étapes plus ou moins difficiles. Pour que les collaborateurs en tirent une expérience enrichissante, il faut satisfaire leur besoin de reconnaissance, d’autant plus s’il a été négligé au cours du projet ; et profiter d’un moment d’échange informel commun pour les féliciter.

En plus de ce moment informel, il est nécessaire de réaliser un retour d’expérience partagé qui permet une prise de recul sur le projet, en échangeant sur ce qui s’est bien déroulé et ce qui pourrait être amélioré.

Conclusion

Il est difficile d’anticiper tous les risques liés à un projet, cependant l’anticipation et l’implication de tous les acteurs projets sont deux atouts à entretenir pour maintenir une dynamique projet favorable, et vous permettre de gérer les difficultés tout au long du projet.