Digitalisation de l’entreprise : la fonction RH au cœur du processus

Numérisation et Ressources humaines… Une association qui ne semblait pas aller de soit il y a encore quelques années tant il est vrai que les RH n’ont pas toujours été perçues comme une fonction à la pointe des nouvelles technologies. Encore aujourd’hui, on ne désignerait pas spontanément DRH et DSI comme le couple tendance du moment ; et pourtant, pourtant… Ne désespérez pas de ces deux là car leur union est placée sous les meilleurs auspices ! En effet, toutes les composantes de la fonction RH sont progressivement touchées par la digitalisation : recrutement, gestion administrative, gestion des compétences, formation…, car toutes bénéficient désormais de moyens techniques pour entrer dans l’ère numérique. Au-delà de leurs propres besoins, les ressources humaines ont un rôle clé à jouer dans la transformation digitale de leur entreprise.
Tour d’horizon des nouveaux usages dans la fonction RH et mise en évidence de son influence sur la digitalisation des autres processus.

Le digital, un levier de professionnalisation pour la fonction RH

Si toutes les DRH ne sont pas encore entrées de plain pied dans l’ère numérique, elles sont toutes confrontées à une vague de nouvelles technologies qu’elles appréhendent de façons diverses et parfois ambivalentes. Conscientes du potentiel que ces outils recèlent en termes de levier stratégique et de facteur de professionnalisation et de valorisation de leur fonction, elles s’inquiètent des remises en causes de leurs pratiques, des mutations nécessaires de leur métier et du bouleversement culturel qu’ils généreront. Une exigence de modernité, de curiosité et d’ouverture s’impose en effet aux DRH et en premier lieu au cours du processus de recrutement. Dans ce domaine, les innovations sont déjà bien en place. L’utilisation des réseaux sociaux est désormais monnaie courante. Le recruteur se fait alors chasseur et traque activement le candidat là où il se trouve : sur Linkedin, Viadeo, Twitter, Facebook … La généralisation de ce recours aux réseaux sociaux et leur animation font éclore un nouveau profil : le Community Manager RH.
Parallèlement, offres, candidatures et entretiens par vidéo commencent à émerger, essentiellement dans les sociétés de communication, start-up ou pour le recrutement des commerciaux. Encore plus expérimental, l’entretien vidéo différé permet la centralisation des candidatures et leur analyse par l’équipe RH sur un mode collaboratif. Résultats : un gain de temps, et donc d’argent, substantiel pour la présélection du candidat mais surtout une meilleure appréciation et comparaison des profils rendant le recrutement plus efficace.
Pour capter les nouvelles générations, la « gamification » fait son entrée dans le processus de recrutement . Le jeu est utilisé depuis plusieurs années par les recruteurs mais les compétitions entre candidats sur lesquelles ils reposent se font désormais virtuelles. Le concept, ludique, permet de parler le même langage que les jeunes, utiliser leurs moyens de communication et améliorer l’image de l’entreprise pour attirer de nouveaux talents. Le jeu vidéo en ligne permet aussi d’élargir la cible vers une population internationale.

Une fois le candidat recruté, le digital continue à être utilisé pour améliorer son parcours d’intégration qui peut ainsi débuter bien avant l’arrivée du collaborateur dès lors que des applications lui fournissent des éléments et des outils qui favoriseront son entrée dans l’entreprise : documents d’accueil, administratifs et pratiques, accessibles en ligne, des serious game (encore) sur le poste de travail pour découvrir les métiers, les missions et les valeurs de la société. (Lire aussi notre article Gamifier la mise en place d’un nouvel outil).Tous les moyens sont bons pour entretenir le lien avec le nouveau collaborateur et initier un suivi  tout au long de son parcours professionnel.
Car le rôle du digital s’exerce à toutes les étapes de la vie dans l’entreprise. En matière de gestion administrative, le portail RH met à disposition du salarié toutes les informations administratives qui le concernent : feuilles des temps, notes de frais, bordereaux de participation/intéressement, demandes de congés mais aussi, dans un espace sécurisé et sous certaines conditions (accord du salarié, garantie d’intégrité et de confidentialité des données, signature électronique, archivage à valeur probante, …), bulletin de paie. On parle alors de coffre-fort électronique personnel.
La numérisation des entretiens professionnels permet quant à elle de collecter, de synthétiser et d’analyser les souhaits de formation, d’évolution et d’avoir un retour précieux sur le management. Une mine d’or pour les DRH, devenus ainsi Data analyst, qui pourront s’appuyer sur ces données pour mener une vraie politique de gestion des compétences et des mobilités internes, élaborer un plan de formation, connaître le climat social de l’entreprise ou établir et diffuser les bonnes pratique de management.

Dans le domaine de la formation, les MOOC, COOC et autres SPOC sont d’ores et déjà en passe d’évincer le e-learning qui ne permet pas les échanges avec les autres participants ou le formateur (lire notre article Digitalisation de la formation : effet bandwagon ou réelle plus-value pour les entreprises ?). Le mix-formation proposé par les RH doit prendre en compte les différents objectifs pédagogiques et les contraintes des salariés. Mais quelle que soit la composition de ce « blended learning », nul doute que la composante digitale ira en grandissant et changera le rapport à l’apprentissage.
Dans tout ce dispositif, c’est bien le collaborateur qui est au centre de la stratégie. La digitalisation n’est pas une fin en soi et ne doit pas être réduite à un effet de mode. Elle constitue un moyen de créer du lien avec le collaborateur, de favoriser l’échange, d’être plus proche de ses attentes, de tenir compte de son avis, de développer ses compétences et déceler ses talents. Le digital permettra ainsi à la fonction RH de changer de paradigme et de passer d’une gestion de postes au développement  des individus.

Le DRH, missionnaire du digital dans l’entreprise

La mission des DRH ne s’arrête pas à la digitalisation de leurs services. Celle-ci va en effet de paire avec celle de l’entreprise toute entière et ils doivent être le fer de lance de cette transformation globale. Pour ce faire, chacun d’eux doit prendre son bâton de pèlerin et prêcher la bonne parole pour insuffler cette culture numérique à tous les collaborateurs.

On l’a vu, le premier contact du collaborateur avec son nouvel employeur vient des RH. Le meilleur moyen pour que la nouvelle recrue s’imprègne de la culture digitale ou – pour les nouvelles générations qui y baignent au quotidien – soit convaincue par celle de l’entreprise, consiste à donner des preuves de la sincérité et de l’efficience de la démarche. Peaufinage du profil online du DRH, mise à disposition d’outils et d’applications spécifiques, généralisation du BYOD (Bring Your Own Device) qui consiste à autoriser le collaborateur à utiliser son propre équipement informatique pour des besoins professionnels, utilisation des mêmes environnements sociaux en interne qu’en externe : tous ces moyens contribueront dès le début à plonger le collaborateur dans un univers professionnel numérique.
Le mode collaboratif sera le vecteur de ce changement de culture. A la fois destinés aux ressources internes,  s’appuyant sur elles, et dirigés vers l’extérieur, les réseaux sociaux, les plateformes collaboratives, les communautés en ligne, répondront à plusieurs objectifs. Ils permettront, d’une part, de tirer profit des compétences internes, notamment des jeunes, et de les impliquer dans des projets innovants et proches de leur sensibilité, et d’autre part, de véhiculer et de manager l’image de l’entreprise à l’extérieur.

Cette évolution implique des changements dans l’organisation, la structure, le management de l’entreprise. Une organisation plus transversale, des structures moins hiérarchiques, un management plus direct et participatif, le développement des nouvelles formes de travail… autant de facteurs qui favoriseront l’appropriation de la transformation digitale, et de changements qui seront accompagnés et même conduits par le DRH afin que tout le monde y trouve sa place et son compte.
Pour y parvenir, il doit disposer d’un allier en la personne du DSI. En effet, le développement du digital dans l’entreprise ne pourra se faire que si ce binôme fonctionne et travaille main dans la main. Tous deux devront apprendre à concilier leurs cultures, leur approche des problématiques, par nature différentes, à parler le même langage, bref à se comprendre. La mise en place d’un schéma directeur SI-RH,  socle de ce partenariat, assurera la cohérence entre ses différentes briques, et intègrera le portail RH et la Gestion Electronique de Document. Elle permettra ainsi d’harmoniser les processus de l’ensemble de l’entreprise. Un dialogue constant et une gouvernance commune entre les deux directions constituent un gage de succès pour la digitalisation des processus internes.

On voit donc que la fonction RH et la digitalisation interagissent au sein de l’entreprise. Les RH se transforment grâce au digital, qui se développe et se diffuse grâce, en partie, aux RH. Que cette transformation concerne les métiers RH ou ceux de l’ensemble de l’entreprise, ses ressorts sont le savoir, la transparence, l’instantanéité, la communauté et la personnalisation ou, dit autrement, la diffusion immédiate des connaissances et des informations à destination d’un groupe qui partage les mêmes valeurs, tout en tenant compte de la diversité de ses membres…Jolie profession de foi et beau défi que les DRH, soutenus et légitimés par la Direction Générale, devront relever en impliquant l’ensemble des collaborateurs qui, à la fois acteurs et cible du processus de digitalisation, y trouveront des motifs de satisfaction, d’engagement et d’enthousiasme.

***

Sources :

Journal du net. L’entretien professionnel, une mine d’or pour les DRH… s’ils le digitalisent. 2016
Journal du net. La digitalisation des ressources humaines est inéluctable… mais lente. 2016
RMSNews. Digitalisation de l’entreprise : une mission pour les RH ! – See more. 2015
Journal du net. Recruter par le jeu : pourquoi les entreprises s’y mettent. 2012
Direction générale des entreprises. Fiche N°7 : le bulletin de paie dématérialisé et l’information du salarié. 2011