L’AFD structure sa fonction PMO au sein de la DSI

Au coeur de la transformation du département DSI, la division structurante AQT (Appui Qualité Transverse), composée d’une trentaine de personnes, accompagne les autres divisions du département DSI dans toutes les missions qu’elles sont amenées à réaliser, pour renforcer leur développement, performance et efficacité. Les équipes de la division AQT ont pour mission de travailler sur des chantiers transverses essentiels pour le département, d’apporter des solutions aux autres divisions, et d’assurer le bon fonctionnement des processus importants de la DSI (Méthodes et Qualité, Ressources Manager, Suivi des Audits, Processus Achats, Pilotage Budgétaire, Contract Management, Communication, MOA Outils DSI, Animation des processus ITSM, PMO…).

L’AFD s’est tourné vers Artimon pour l’accompagner dans un contexte de structuration de la fonction de PMO programmes et de la DSI.

Les enjeux de la mission

La DSI AFD a lancé, et prévoit de lancer, de nombreux programmes et projets SI afin de répondre aux enjeux croissants de transformation, qu’ils concernent les métiers (Finance, Risques, Opérations terrain), l’organisation (réorganisation, déménagement sur le futur campus AFD) ou encore d’autres sujets comme la cybersécurité.

La mission s’est inscrite dans un contexte de professionnalisation de la fonction nouvellement crée de Project Management Office (PMO) au sein de la DSI/AQT de l’AFD. Elle avait plus particulièrement pour objectif la structuration de la direction de programme portant l’amélioration de la Sécurité des SI « SECURIS », qui permet de répondre aux enjeux de résilience en cyber sécurité et aux engagements à tenir vis-à-vis de l’ACPR. La mission a ainsi visé la mise en place d’une fonction PMO programme et opérationnel structurante, avec plusieurs enjeux à adresser :

Pour la DSI dans son ensemble :

• Harmonisation des pratiques de gestion de projet : assurer une appropriation cohérente de la méthode projet dans le contexte du programme SECURIS, où cette culture était encore en construction.
• Soutien à la structuration du programme SECURIS et ses projets : être un appui à la gouvernance du programme dans sa structuration et son pilotage, proposer un accompagnement pragmatique et non contraignant des chefs de projet, afin de renforcer la dynamique projet et faciliter le bon avancement des projets et du programme.
• Structuration transverse : contribuer à une meilleure intégration de la fonction PMO au sein de la DSI en participant à des chantiers transverses d’amélioration continue (retours d’expérience, outillage, pilotage, indicateurs, processus d’adhérences, etc.).

Pour la division AQT et le programme SECURIS :

• Cadrage de la fonction PMO programme : clarifier et légitimer un rôle encore peu formalisé, à la croisée des enjeux opérationnels et de pilotage.
• Structuration du pilotage : mettre en place les dispositifs de suivi (trajectoire programme, reporting, gouvernance) et garantir leur maintien dans la durée.
• Appui méthodologique : adapter les supports, définir les templates ainsi que les processus clés et accompagner leur appropriation par les équipes.

Les missions d’Artimon

Nous avons combiné un appui opérationnel au programme SECURIS et une contribution structurante à la montée en maturité de la fonction PMO au sein de la DSI :

• Mise en place d’une offre de PMO opérationnel AQT vis-à-vis du programme,
• Définition de la feuille de route PMO et des rôles (RACI programme / projet),
• Industrialisation de la fonction PMO, encore jeune au sein de la DSI, avec une volonté de poser des bases solides et durables,
• Structuration du pilotage des projets avec les divisions DSI et SEC, en lien avec les objectifs du programme SECURIS (ex : méthode de calcul de l’avancement des projets SSI),
• Mise en place et animation du reporting projets et/ou programme,
• Accompagnement opérationnel des projets du programme SECURIS,
• Accompagnement dans l’appropriation de la méthode projet,
• Contribution aux chantiers transverses pour l’amélioration continue des pratiques au sein de la DSI et pour renforcer la fonction PMO DSI :
  • Définition d’un nouveau mode de calcul d’avancement (reporting),
  • Processus de gestion des adhérences,
  • Suivi des charges, o Adaptation de la méthode (MAPI Light versus MAPI),
  • Refonte de l’outillage et de la gestion de portefeuille projets,
  • Refonte du processus d’onboarding des collaborateurs,
  • Revue du modèle d’abaques…

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TÉMOIGNAGES

Deux interlocutrices clés sur cette mission au sein de la DSI de l’AFD, Florence DUVAL (Responsable de la division AQT) et Emmanuelle GONZALEZ (Responsable adjointe de la division AQT), nous partagent leur retour d’expérience à la suite de l’accompagnement proposé par notre cabinet.

Quels ont été les contributions d’Artimon sur la mission ?

L’intervention a permis de structurer la fonction de PMO et de sécuriser le lancement et le pilotage du programme SECURIS, tout en favorisant la diffusion d’une culture projet plus robuste au sein de la DSI :

• Appui à la structuration du programme dès son lancement, sur des bases solides, avec une bonne incorporation de la méthode projet,
• Suivi harmonisé et rigoureux, permettant une bonne maîtrise globale des trajectoires, de l’avancement et des données projets mais également de lever rapidement les premières recommandations réglementaires (ACPR) sur lesquelles l’organisation s’engageait,
• Facilitation des échanges entre la DSI et les parties prenantes (SECURIS…), assurant une communication fluide,
• Positionnement transverse, avec un rôle clé de référent au sein de l’équipe DSI/AQT permettant de capter les besoins DSI et de contribuer à l’enrichissement global des pratiques. Positionnement également important dans l’onboarding des chefs de projet et parties prenantes au programme et à la DSI.

Quels aspects de l’intervention du consultant Artimon avez-vous particulièrement apprécié ?

• Le sens du service et le pragmatisme : capacité à proposer des solutions utiles, concrètes et adaptées au contexte et approche axée sur la valeur à apporter à l’organisation, Classification : Restreint – Document de travail
• L’écoute et la posture : relation de proximité avec les équipes, posture humble et impliquée, centrée sur le collectif,
• La curiosité et l’implication : volonté manifeste de comprendre les sujets en profondeur et de s’y engager pleinement,
• Les remontées pertinentes : capacité à faire remonter les signaux faibles avec justesse, dans une posture constructive.

Le consultant porte l’image d’AQT, pas celle du cabinet.

Qu’est-ce qui différencie Artimon des autres cabinets ?

L’accompagnement d’Artimon s’est distingué par une proximité marquée avec le terrain et une implication forte, tant de la part des consultants que du management du cabinet :

• Accompagnement humain et personnalisé des collaborateurs,
• Suivi actif par le management, avec une attention portée à la satisfaction client,
• Proximité avec les équipes internes, favorisant un partenariat efficace et fluide,
• Implication sincère dans la réussite de la mission, bien perçue et appréciée.

Cette posture a continué à renforcer significativement la crédibilité d’Artimon auprès de la division AQT et de la DSI de l’AFD.

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Artimon accompagne les acteurs du secteur financier dans leurs projets de transformation (refonte des modèles organisationnels, sécurisation et optimisation des processus et grands programmes IT ou digitaux…).