Accélérer, fiabiliser et simplifier la planification de la production d’un groupe plurimédia

Le point de vue de Frédéric GENEAU, DAF, sur le projet réussi de France Médias Monde.

Pourquoi les processus de planification sont-ils essentiels dans un groupe comme France Médias Monde ?

FG : La planification des moyens humains comme matériels est un des rouages de la continuité des antennes radio et télé. Elle doit garantir la bonne allocation des ressources : produire une grille respectant les exigences éditoriales et opérationnelles, le cadre légal du temps de travail et les objectifs budgétaires.
Début 2014, notre Direction Générale a souhaité fiabiliser les processus de planification du groupe.Nous souhaitions accélérer la production des plannings et leur diffusion, automatiser la paye, notamment les éléments variables,  gérer efficacement le recours au personnel non permanent, fluidifier la circulation verticale de l’information.
Chaque chaîne disposait historiquement de ses propres outils. Nous avons donc décidé de déployer une solution commune (Opti-channel) aux rédactions et aux moyens techniques de  France 24, RFI et MCD.

Quel est le périmètre fonctionnel de la solution ?

FG : Il est large car il couvre la gestion des temps prévisionnels et réels sur l’ensemble des processus clés :

• Planification des émissions, des moyens humains et des moyens techniques,
• Edition et communication des plannings (tableaux de services, occupation des studios…),
• Gestion des contrats des personnels non permanents (intermittents, cachetiers, pigistes…),
• Gestion des activités,
• Gestion des congés et absences,
• Valorisation et communication des éléments variables de paye.

Comment avez-vous pensé ce projet ?

FG : Deux tentatives du groupe avaient déjà échoué. Afin de maximiser les chances de réussite, nous avons décidé d’insister sur l’écoute et l’accompagnement des équipes, le partage des pratiques, tout en respectant les exigences imposées par un outil unique.
Concrètement, nous avons :

• Donné du temps au projet, pour permettre aux opérationnels concernés de s’y impliquer sans désorganiser la production quotidienne,
• Institué un circuit de décision court responsabilisant l’équipe projet,
• Réalisé un benchmark des outils du marché pour nous assurer de sélectionner celui répondant le mieux aux attentes des utilisateurs,
• Fait appel à un accompagnement « conseil » allant au-delà de la gestion des aspects purement informatiques pour accompagner le changement et apporter une dynamique au projet.

Ce projet a été mené avec succès et dans les délais. Quels résultats constatez-vous ?

FG : Pour nous, ce projet est un vrai succès d’entreprise.  Pour preuves :

• La position des équipes a évolué : d’abord méfiantes, je les ai vues adopter une position plus neutre avant, finalement, d’adhérer. Ainsi, 100% des collaborateurs concernés utilisent maintenant Opti-channel comme seul outil de planification,
• Les planificateurs reconnaissent les gains obtenus en termes de production et d’efficacité, ils gagnent en contrôle, en temps de traitement et en qualité de l’information, même si un temps d’adaptation est nécessaire et certains process sont plus contraignants pour les utilisateurs,
• Les temps de travail peuvent maintenant être analysés à l’échelle du groupe.

Un seul  bémol : la mise en place du prévisionnel des congés. Il nécessite encore d’améliorer la communication entre Opti-channel et notre outil RH.
La réussite de ce premier projet transverse ouvre la porte à d’autres  futurs projets d’harmonisation.

Pourquoi avez-vous choisi Artimon et quel a été l’apport d’une telle structure sur ce projet ?

FG : Nous avons choisi de travailler avec Artimon pour sa maîtrise de l’organisation et des processus des antennes, la capacité de ses équipes à prendre du recul, son sens de l’écoute, mais aussi pour la qualité de son argumentaire justifiant les partis pris du projet.
Face à des collaborateurs sur la réserve, la séniorité des intervenants a d’abord rassuré. Pour accompagner nos équipes dans cette transition, Artimon a su :

• Parler notre langage, en occultant, quand cela était nécessaire, les aspects purement technologiques et recentrant les échanges sur le métier,
• Piloter le projet : ciblage des processus, challenge des collaborateurs, identification des points de vigilance,
• Faire preuve d’agilité pour favoriser l’acceptation du projet en évaluant l’impact réel du maintien de processus parfois hétérogènes, reflets de la diversité des métiers radio et télé.