Supply Chain 2.0 : Digitalisation du cycle Purchase-to-Pay

Qu’est-ce que la digitalisation du cycle Purchase-to-Pay peut apporter à votre organisation et comment l’implanter ?

En moyenne, 60 à 80% des coûts d’une compagnie sont à attribuer à des tierces-parties pour l’achat de biens et de services[1]. Face à de telles proportions, la gestion du cycle « Purchase-to-Pay » (P2P), qui regroupe l’ensemble des processus de la chaîne d’achat, de la commande[2] à la facturation, devient nécessairement un enjeu majeur pour la plupart des organisations. Au sein d’une entreprise, le P2P constitue en effet le maillon essentiel de la chaîne achats et comptabilité fournisseurs, et comprend des fonctions incontournables – telles que la gestion de la Supply Chain, des demandes d’achat, des bons de commande, de la facturation ou des réceptions.

Il s’agit cependant d’un processus complexe, fragmenté, et par conséquent perfectible et coûteux. La digitalisation du cycle P2P vise ainsi à créer de la valeur en automatisant et optimisant les flux d’achats, mais aussi en accélérant la mise à disposition des informations relatives à leurs processus. Si cet objectif est poursuivi depuis des années, les innovations techniques plus récentes mettent à portée la mise en place d’un cycle P2P entièrement digitalisé qui impliquerait une intervention humaine minimale.

La digitalisation : une transformation cruciale pour combler les failles du cycle P2P

Les expériences menées jusqu’ici indiquent que la digitalisation du cycle Purchase-to-Pay présente de nombreux avantages :

• Amélioration de la conformité : se traduit notamment par la standardisation du processus fournisseurs au sein d’une même entreprise, la mise en place d’une piste d’audit fiable pour l’ensemble du cycle fournisseurs (devis, bon de commande, service fait, facture et bon à payer), et un meilleur respect de la réglementation sur les délais de paiement.
• Optimisation des coûts :  inclut un meilleur prévisionnel de trésorerie, la visualisation de l’état d’avancement des factures par les fournisseurs, et la réduction du coût de traitement des factures.
• Efficacité améliorée : comprend l’accélération des temps de traitement administratifs et le transfert de l’activité des comptables vers des tâches d’analyse à valeur ajoutée.
• Amélioration de l’engagement et de la satisfaction des parties prenantes : se traduit par un resserrement de la relation clients/fournisseurs.
• Gestion du capital améliorée : une de ses conséquences est la meilleure exploitation des données fournisseurs.

Vu l’ensemble des services que proposent ces technologies, on peut considérer que la digitalisation du cycle Purchase-to-Pay permettrait de résoudre une série de problèmes :

• Déconnexions le long de la chaîne P2P : les entreprises continuent d’acheter, par habitude ou inadvertance, à des taux ou auprès de fournisseurs moins intéressants que ceux de leurs partenaires préférentiels.
• Manque de visibilité des utilisateurs finaux sur les dépenses convenues et les canaux d’approvisionnement alternatifs : les usagers en bout de chaîne P2P n’ont pas toujours la possibilité de déterminer s’il existe de meilleures options d’achat. Le temps associé à ces recherches représente non seulement un manque à gagner pour l’entreprise, mais provoque aussi des retards sur l’ensemble du cycle P2P.
• Absence d’approche entièrement intégrée pour la gestion des outils existant : du fait des contraintes auxquelles ils doivent répondre, les cycles P2P sont généralement très fragmentés. Par exemple, moins de 20% des entreprises disposent d’une copie digitale de tous leurs contrats dans un registre central unique.
• Conduite du changement limitée le long de la chaîne P2P et pour les utilisateurs finaux : La digitalisation (PO flip[3], factures électroniques) améliore la communication entre la DA et la DC, et permet de faire de leur synergie un outil de négociation (meilleur temps de réponse, etc…).

Les nouvelles technologies, clefs de succès d’une digitalisation réussie du cycle P2P

Cependant, si les gains potentiels sont clairs et les outils à maturité, la réussite d’un projet de digitalisation du processus Purchase-to-Pay implique un certain nombre de prérequis dont, notamment, le choix des bonnes technologies de digitalisation / automatisation. Pour une entreprise, ce processus nécessite :

• L’identification des processus les plus propices à la digitalisation au sein du cycle P2P.
• L’évaluation du niveau de digitalisation actuel du cycle P2P 
• L’évaluation de ce qui est techniquement réalisable pour chaque tâche sélectionnée.
• L’estimation du coût de « gap-closing » entre le niveau actuel et celui atteignable.

Cinq technologies émergentes sont particulièrement pertinentes dans le cadre de la digitalisation du cycle Purchase-to-Pay[4] :

Robotic Process Automation (RPA) : fait appel à des règles simples pour effectuer des tâches répétitives qui incomberaient sinon à des humains.
Par exemple, une grande enseigne de distribution spécialisée dans la construction a pu réduire ses coûts de traitement des factures de 80% en mettant en place des bots afin de scanner et insérer les factures directement dans son ERP (Enterprise Resource Planning ).

Machine Learning (ML) : algorithmes qui peuvent, à la différence de la RPA, gérer des tâches complexes qui impliquent de reconnaître des tendances. Les GAFA déploient actuellement des solutions ML pour guider leurs stratégies de négociation. En évaluant le succès de différentes tactiques dans des situations spécifiques, ces solutions permettent de repérer des patterns et de produire des recommandations sur la stratégie possédant les meilleures chances de succès.

Natural Language Processing (NLP) : permet de traiter automatiquement des données textuelles, ce qui évite de recourir à des interfaces compliquées. Dans le cadre du P2P, le NLP permettrait de structurer de grandes quantités d’informations non organisées. Par exemple, de grandes entreprises européennes font déjà appel à ce type de solution pour digitaliser le sourcing de leurs achats à « longue traîne »[6]. Les solutions NLP permettent de faire correspondre des ordres d’achat à un groupe de fournisseurs, et de comparer automatiquement leurs offres afin que seule la décision finale d’achat doive être prise par un humain.

Smart work-flow : permet de relier plusieurs tâches différentes, effectuées par des personnes différentes, en un processus unique et cohérent. Cela se révèle particulièrement pertinent pour un processus généralement très fragmenté comme le cycle P2P. Certaines sociétés de services déploient des solutions de smart work-flow qui assignent automatiquement les tâches au service d’achat ou financier selon la logique de gestion de risque applicable au contrat en question.

Cognitive agents : permettent d’explorer rapidement une base de données très large. Dans le cadre du P2P, l’usage de chatbots pour remplacer les guichets d’information traditionnels s’est révélé très prometteur. Les chatbots, dont l’usage se popularise dans les centres d’appel, permettent de traiter un panel de plus en plus étendu de requêtes usagers. Ce type d’outil se popularise également dans le P2P, car les bureaux d’assistance pour les fournisseurs et clients figurent des types d’interactions similaires.

L’impact d’un P2P digitalisé sur l’entreprise :  perspectives d’avenir

Ce type de projet sera généralement piloté par la Direction Financière mais devra être mené en partenariat avec la Direction des Achats et le Juridique afin d’accompagner le changement côté fournisseurs et définir le cadre contractuel avec ceux-ci.

Par ailleurs, comme tout projet d’optimisation et de digitalisation de processus administratifs et comptables, il est préconisé de respecter les fonctionnalités standard des outils, de définir un core-model applicable à l’ensemble des entités de l’entreprise et d’impliquer dès le début les équipes de la DSI.

Zoom sur un processus : traitement des factures électroniques

En analysant les temps de traitement et de déblocage de ces factures (le délai moyen de déblocage d’une facture papier est de 50 jours) ainsi que les retards de paiement engendrés (11 jours en moyenne), on voit que les optimisations apportées par la digitalisation du flux fournisseurs sont nombreuses. De surcroît, le coût moyen d’une facture papier est estimé à 15€ contre 5€ pour une facture électronique. Si les bénéfices apportés par la digitalisation des factures semblent confirmés par l’augmentation de 23% du volume de factures électroniques en Europe entre 2017 et 2018, il reste encore du chemin à parcourir en France puisque le taux de factures papier y est encore de 61% ![1]

Face au pourcentage encore très élevé de factures papier en France, on peut cependant se demander quels sont les freins à la digitalisation du flux fournisseurs. La question se pose d’autant plus que les ERP (Enterprise Resource Planning) et les SI (Systèmes d’Information) dédiés au cycle fournisseur sont aujourd’hui à maturité sur ce sujet. Dématérialisation des commandes, work-flows de validation, portails fournisseurs, EDI (Echange de Données Informatisé), PDF, LAD (Lecture Automatique de Documents) et OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) sont désormais devenus la norme pour la gestion des flux fournisseurs. Et les SI offrent également des fonctionnalités innovantes comme la data analytics sur l’ensemble des transactions achats et facturation, la surveillance des processus, ou encore la mobilité pour faciliter les imputations des factures sans commande.

Si les difficultés de mise en place sont réelles, les évolutions technologiques et le développement des logiciels cloud orientés fournisseurs accélèrent notablement les projets de digitalisation du cycle fournisseurs et les rendent budgétairement accessibles aux ETI (Entreprises de Taille Intermédiaire) et PME. La valeur ajoutée viendra à la fois de la portion de travail automatisable et des améliorations qui en découleront en termes de conformité, rapidité d’exécution et de paiement. Tous ces gains doivent cependant être mis en relation avec le coût et la complexité de mise en place de technologies adaptées.

L’image qui se dessine du cycle Purchase-to-Pay fournira un élément de comparaison entre les bénéfices relatifs de la digitalisation pour chaque étape du processus et les coûts associés à cette transformation. Le fait est que l’écosystème digital évolue rapidement, et les entreprises préparées à expérimenter tout en adoptant une approche réfléchie du déploiement des nouvelles technologies peuvent s’attendre à réaliser des économies allant jusqu’à 3,5% du total de leurs dépenses extérieures[6]. Plus important encore, en libérant le personnel des tâches routinières, la digitalisation permet aux collaborateurs de se concentrer sur des tâches à plus haute valeur ajoutée.

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[1] Boston Consulting Group, Purchasing & Supply Management Practice, 2018.

[2] Des étapes antérieures existent, comme le sourcing et la réalisation du devis, mais celles-ci rentrent dans le cadre du cycle « Source-to-Pay », plus vaste que celui du P2P.

[3] Purchase Order flip : processus de conversion d’un bon de commande en facture, qui peut être entièrement automatisé.

[4] McKinsey Global Institute, Harnessing automation for a future that works, Janvier 2017

[5] Il s’agit de petits achats extrêmement diversifiés qui ne comptent que pour quelques points dans le budget final

[6] McKinsey Global Institute Experts interviews, Janvier 2017