Comment l’intelligence Artificielle peut-elle accompagner le recrutement ?

Ces dernières années, le marché du travail français s’est transformé. Les parcours de carrière ont changé, devenant moins linéaires, diversifiés, avec des attentes et exigences des candidats qui ont une importance croissante dans leurs choix, et cela non exclusivement pour des considérations d’ordre professionnel. Côté recruteurs, malgré une hausse des profils qualifiés, la compétitivité pour capter et fidéliser les bons candidats est déterminante de l’activité des fonctions des ressources humaines. Face à tous ces bouleversements, des nouveaux outils digitaux basés sur l’Intelligence Artificielle peuvent apparaître comme des réponses viables (et souvent faciles à déployer) pour réagir à la manière dont recruteurs et candidats appréhendent l’embauche. Dans cet article, nous explorons les difficultés rencontrées par les DRH sur le marché actuel du recrutement pour ensuite les confronter aux possibilités offertes par les outils d’intelligence artificielle.

Le marché du travail, entre tensions et équilibre

Nombreuses directions de Ressources Humaines sont actuellement confrontées à des difficultés qui peuvent, dans une première approche, être traduites en termes quantitatives. Comme n’importe quel marché, le marché du travail se défini comme la rencontre entre une offre et une demande. Dans le cas du travail, l’offre englobe l’ensemble des personnes en recherche d’emploi et la demande est quant à elle à relier au nombre de postes vacants.  Sur ce marché, il est possible de mesurer l’appariement, c’est-à-dire la compatibilité entre l’offre et la demande, qui se caractérise par le nombre d’embauches effectives.

La probabilité qu’un employeur pourvoie son poste est reliée à la tension sur le marché du travail. Celle-ci peut se calculer comme le rapport entre le nombre de postes à pourvoir sur le nombre de personnes en recherche d’emploi. Quand le nombre d’emploi vacants est important, la concurrence entre employeurs est intense puisqu’ils ont moins de chances de pourvoir leur poste et inversement. Aujourd’hui, les métiers en tension correspondent majoritairement aux catégories de métiers comme les ingénieurs de l’informatique ou encore les techniciens de l’industrie mécanique (cf. Fig 1).

L’inefficacité de l’appariement peut être reliée à plusieurs aspects comme :

• L’inadéquation entre les compétences des personnes en recherche et les spécificités requises par les postes à pourvoir,
• L’inadéquation géographique des personnes en recherche et des postes à pourvoir,
• L’absence d’équilibre entre les efforts des personnes en recherche et les employeurs en recherche de candidats.

Ainsi, selon Pôle Emploi, 44,4% des recrutements sont jugés aujourd’hui difficiles, c’est-à-dire que les tensions sont plus fortes que les possibilités de confluence entre l’offre et la demande. Afin d’illustrer ce décalage, prenons à titre d’exemple les métiers liés aux secteurs de l’information ou du conseil (cf Fig. 1, zone rouge). Malgré le plein développement de ces secteurs d’activité, les professionnels peinent à recruter faute de main d’œuvre disponible conséquente. La concurrence sur ces marchés s’est accrue, impactant la manière dont les recrutements sont réalisés.

Comment s’adapter à un marché en tension ?

À l’heure actuelle, la plupart des solutions RH bénéficiant d’avancées majeures en termes d’IA sont dirigées vers l’optimisation du recrutement. Pour analyser et comprendre comment les outils d’intelligence artificielle peuvent appuyer les dispositifs de recrutement au sein des organisations, nous modélisons le processus en 4 étapes : de la phase du sourcing jusqu’à l’intégration du candidat au sein de l’organisation (cf Fig 2).

À chacune de ces étapes, des outils basés en IA apportent de la valeur ajoutée et permettent d’intensifier l’effort des recruteurs en revêtant des capacités technologiques comme la polyvalence, le traitement d’importants volumes de données et l’aptitude à l’apprentissage automatique. Agissant de manière transversale sur tout le processus de recrutement et les différentes phases identifiées, les outils d’IA permettent de répondre à 3 enjeux concrets des recruteurs :  

• Traiter de manière optimale et efficace des grands volumes de candidatures
• Analyser les compétences et profils des candidates de manière pertinente, égale et objective
• Assurer la bonne adéquation entre la proposition d’une offre et le profil du candidat.

Dans un marché en tension, les outils d’intelligence artificielle peuvent permettre aux recruteurs de faire face à ces nombreux challenges.

Sourcing : l’analyse prédictive pour augmenter le volume et accélérer le processus

Des logiciels qui combinent RPA et traitement du langage naturel offrent la possibilité aux recruteurs d’automatiser leurs recherches de profils tout en diffusant automatiquement les offres. Ces outils basés sur des algorithmes de filtrage repèrent et identifient les profils potentiellement intéressants afin de cibler la publication des offres et, in fine, aboutir plus rapidement à une pré-sélection mieux ciblée des candidats en fonction des priorités de l’organisation. Le gain de temps immédiat se concrétise par le volume de traitement, grâce à l’automatisation de tâches administratives longues, comme la diffusion des offres et le temps de traitement et réponse aux candidatures. Accessoirement, l’image de marque employeur se voit améliorée, grâce à la présence accrue sur les réseaux, qui est devenue aujourd’hui incontournable.

Les équipes Artimon prospectent et analysent les solutions disponibles sur le marché. A titre d’exemple, la solution française Golden Bees propose le recrutement programmatique qui automatise la diffusion des offres d’emploi sur tous les contextes web et développe une communication directe avec les candidats (actifs ou passifs) identifiés comme potentiellement adéquats pour l’offre à pourvoir. L’outil permet non seulement de cibler les profils recherchés, mais également d’augmenter sa présence digitale et donc se donner plus de chances d’attirer les bons candidats.

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Grâce à ce type d’outils, les organisations peuvent augmenter facilement la visibilité de leurs offres et donc le volume des candidatures reçues, et cibler leur diffusion. Ce qui offre à la fois plus de chances d’atteindre les bons profils pour les postes à pourvoir.

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Screening : optimiser le matching entre le poste et les compétences, et mieux cibler les candidats

Le screening est souvent un processus complexe car, au traitement de volumes importants de candidatures, s’ajoutent les enjeux d’évaluation qualitative, de besoin de réactivité pour être compétitif dans un marché très réactif, et la recherche du « best fit ». Dans ce sens, des outils de matching ou des algorithmes permettent de détecter des tendances sous-jacentes (qui pourraient échapper aux recruteurs) et même ‘calculer’ l’adéquation entre le candidat et la culture de l’organisation.

Le cabinet spécialiste du recrutement, Robert Walters, met en avant Entelo, un outil basé sur le big data pour réaliser des analyses prédictives et identifier la comptabilité entre les informations d’un poste vacant et celles des candidats, avant d’entamer automatiquement la prise de contact avec les talents identifiés. « Entelo intègre une fonction de recherche automatique des emails des candidats, ce qui permet d’obtenir des taux de réponse exceptionnels ». Lors d’une campagne de recrutement pour le cabinet, sur un peu plus de six cents e-mails envoyés, le taux de conversion était de 69%, traduisant des gains de notoriété et de temps pour le cabinet et donc pour le client.

Dans cette optique, l’Oréal s’est doté d’un outil pour optimiser le traitement des deux millions de candidatures annuelles. L’entreprise a mis en place un chatbot qui accompagne les recruteurs sur le premier tri des candidatures (cf. Fig 2 : deuxième étape). L’intérêt d’un outil digital interactif est d’autant plus important ici, puisqu’il facilite la collaboration d’équipes réparties sur 150 pays. L’agent conversationnel Mya (« My Assistant »), vérifie de manière automatique les qualifications des candidats, leur pose des questions sur ses expériences antérieures et est en mesure de répondre à leurs interrogations en termes de culture d’entreprise ou des avantages du groupe. Il réalise ensuite un compte rendu aux recruteurs sur l’adéquation du candidat au poste proposé afin de donner des informations pour la suite du processus de recrutement. Sur les sept derniers mois, treize milles candidats ont parlé avec Mya. Alors qu’un recruteur met en moyenne 45 minutes pour repérer un candidat, planifier et réaliser un premier entretien téléphonique, Mya en met cinq. Le gain de temps évident a permis à l’équipe de recruteurs anglo-saxonne de gagner 45 jours travaillés sur une période de six mois.

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L’intégration d’outils de screening permet de mieux cibler les candidatures et donc rendre plus fluides et pertinentes les phases ultérieures du recrutement et d’entretien. De cette manière, les organisations se rendent plus compétitives grâce aux gains en termes de réactivité et agilité du processus de recrutement.

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Interviews : aller plus loin dans l’analyse du profil des candidats

Dans la sélection des candidats, les intérêts personnels, hobbies ou autres certifications sont souvent examinés afin d’évaluer la personnalité du postulant. Sur ce point, l’analyse IA basée sur la reconnaissance faciale ou le traitement automatique du langage naturel peut révéler certains atouts, mettant à disposition des recruteurs des moyens complémentaires pour analyser la personnalité ou le potentiel des candidats.

Ces outils permettent d’optimiser les coûts liés au gain du temps de planification et d’entretien, mais également au suivi des candidatures et à l’analyse du feed-back du candidat. Par ailleurs, à condition d’un bon paramétrage des outils et des algorithmes, les outils d’IA peuvent permettre d’aboutir à une analyse plus transparente des candidatures, basée sur des données et attentes précises qui ne se voient pas ternies par la discrétion du recruteur. Nombreux chatbots sur le marché permettent d’être programmés pour simuler une conversation en langage naturel avec les candidats, proposer des tests ou réaliser une analyse de l’échange.

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Ce type de chatbot facilite la détection des candidatures les plus adéquates grâce à une première phase d’entretien facilité. Par ailleurs, l’outil permet de gagner en connaissances sur un profil donné, à travers l’intégration de tests, jeux ou questionnaires qui peuvent y être intégrés. In fine, cela permet d’aboutir à un meilleur « fit » entre le candidat et l’organisation, ce qui pourrait se traduire par une baisse de turn-over et une accentuation de l’engagement des collaborateurs.

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Onboarding : de nouveaux process pour créer un meilleur engagement

La formation, reste un élément incontournable pour le bon déroulement d’un processus de recrutement. Les plateformes e-learning sont ainsi utilisées par 51% des entreprises et adoptées par 86% des candidats. Ces plateformes favorisent l’intégration des nouveaux arrivants, permettant de faire adhérer au projet de l’organisation et réduire le turn over. Des startups comme Jubiwee ou Tech on Mars créent des parcours guidés de formation dématérialisés accessibles partout par les collaborateurs pour leur permettre d’acquérir une bonne connaissance de l’entreprise (fonctions et produits), encourager le feedback ou mesurer l’ambiance et le ressenti des nouveaux arrivants. Ces outils permettent d’accélérer la prise de poste, réduire les démissions des premiers mois (très coûteuses) et rendre l’intégration plus facile.   

Les chatbots peuvent également être des outils très performants à l’heure d’intégrer les nouveaux collaborateurs. Ils facilitent les interactions entre les équipes et simplifient l’accès à l’information, comme les process, les informations internes ou la culture de la nouvelle organisation. Unabot, l’agent conversationnel développé par Unilever, est un outil formidable basé sur le traitement de langage naturel et le machine learning, qui comprend les demandes des nouveaux arrivants, cherche et délivre les informations nécessaires. Grâce aux différentes interactions avec les collaborateurs, Unabot a appris à donner des réponses très variées, allant des questions de support informatique jusqu’aux horaires des transports ou les dates des évaluations professionnelles et les conditions des primes. Sur la base d’un certain nombre d’informations, comme la géolocalisation ou le niveau de séniorité, Unabot est en mesure de filtrer et sélectionner le type d’information à transmettre selon les interlocuteurs.

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Les outils basés en IA peuvent rendre l’onboarding plus fluide, moderne, facilitant l’intégration des nouveaux arrivants parfois même avant leur arrivée dans l’entreprise. Les gains en temps peuvent se traduire dans une meilleure performance, grâce à des collaborateurs mieux informés et mieux formés, réduisant le temps d’adaptation et d’assimilation. Parallèlement, les gains en termes de marque employeur favorisent l’engagement des collaborateurs et l’attractivité de la marque. 

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Intégrer l’intelligence artificielle pour mieux soulever les défis des recruteurs 

L’IA permet de soutenir l’effort fourni par les recruteurs sur les différents marchés et notamment sur des marchés tendus pour améliorer l’appariement entre l’offre et la demande. Les gains immédiats se traduisent dans un meilleur ciblage des candidats, ce qui a un impact favorable sur leur investissement et leur engagement envers la nouvelle organisation. Mieux profiler et cibler les candidats peut être le premier pas vers une gestion optimale des ressources d’une entreprise.

Cependant, si ces outils peuvent apparaître comme des solutions évidentes face aux difficultés du marché du recrutement, il ne faut toutefois pas perdre de vue que leur mise en place efficace et performante dépend du cadrage réalisé en amont. Bien définir et spécifier les besoins permet d’identifier la bonne solution, non seulement par rapport aux nécessités de l’organisation mais également par rapport aux spécificités du marché ciblé. La contextualisation est ainsi très importante dans la mise en place de ces outils, afin de garantir leur meilleure rentabilité et efficacité.

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Au sein d’Artimon, la pression du marché du recrutement s’est fait ressentir. Le processus de recrutement, réalisé sans ATS (Applicant Tracking System), confrontait le cabinet à des difficultés croissantes en termes de :

– Visibilité des postes à pourvoir. Le cabinet avait une démarche au cas par cas et publiait ses offres sur quelques jobboards.
– Réactivité et rétention des candidats, face au raccourcissement des délais de traitement imposés par la concurrence.
– Charge administrative importante pour traiter un volume de candidatures toujours en croissance

Dans une optique d’expérimentation permanente pour mieux cibler les difficultés et besoins de nos clients, Artimon a mis en place, en 2018, un ATM (Applicant Tracking System), une expérience très concluante qui a permis d’augmenter la visibilité de notre cabinet et d’améliorer la diffusion des offres. Après la mise en place de cet outil basé sur la RPA, le cabinet a été en mesure de traiter quatre fois plus de candidatures, ce qui s’est traduit en un gain de temps pour les équipes, une visibilité majeure pour nos offres et une meilleure réactivité dans notre processus de recrutement.