Moderniser la gestion des ressources humaines dans le secteur public ?

Guillaume CABANNES - Artimon

Gilles Simon

Associé

Josefina GIMENEZ - Artimon

Josefina GIMENEZ

Directeur Recherche et Innovation

Les outils d’intelligence artificielle peuvent répondre à des enjeux impérieux des Directions des Ressources Humaines des administrations  

Le volume et la diversité des postes et missions rendent la gestion des ressources humaines particulièrement complexe pour les administrations publiques. Des outils basés en intelligence artificielle peuvent simplifier certaines tâches

Le potentiel de transformation des nouvelles technologies est important pour l’ensemble des missions des directions des Ressources Humaines : recrutement, développement professionnel, processus administratifs

Les nouvelles technologies permettent d'attirer des nouveaux profils, avec des compétences techniques et humaines complémentaires. Elles sont aussi un moyen de dynamiser les parcours de carrière et de faire évoluer les conditions de travail des agents

Malgré les derniers chiffres (40% de travailleurs publics serait passé au télétravail et, en grande partie, à hauteur d’une journée par semaine), le contexte actuel a marqué le pas sur la nécessité de digitaliser les administrations. Non seulement pour assurer la continuité des services, mais aussi afin de moderniser les conditions de travail des agents. Un enjeu de management et ressources humaines au sein des administrations publiques, souvent délaissé au profit de projets plus visibles et marquants aux yeux des contributeurs.

Pourtant, malgré sa position en toile de fond, la gestion des ressources humaines dans les administrations publiques présente des défis majeurs qui ne sont pas, loin de là, déconnectés de la performance des services livrés aux citoyens. Pour preuve, le débat autour de la ‘crise de vocations’ et le plan récent de réforme de la haute fonction publique et l’égalité des chances.  

Des difficultés de fond dans la gestion des ressources humaines, qui impactent le service rendu aux usagers

La problématique pour les administrations publiques est double. D’une part, l’enjeux est la gestion de volumes extraordinaires et très diverses d’agents publics. La fonction publique française comprend plus de 5.5 millions d’agents, soit un salarié sur cinq. A titre comparatif Carrefour, le plus grand employeur français selon les chiffres de 2019, en comptait 363 000. Par ailleurs, il s’agit d’une masse très variée, aussi bien en termes de type de travail que de statut et conditions contractuelles. A l’image d’une multinationale, la fonction publique est repartie en territoires différents, divisée en termes de catégories, politiques publiques, corps… La décentralisation logique dans la gestion de ces différentes ressources multiplie les procédures internes, ajoute une couche de complexité à la tâche, et peut freiner les possibilités de mobilité interne.

D’autre part, la nature des parcours de carrière relativement longs (le taux de mobilité de la fonction publique se situe autour de 10%), ce qui augmente souvent la pyramide d’âge (à titre d’exemple, la part de +50 ans dans la fonction publique est de 39% vs 28% dans le secteur privé). La complexité est majeure en termes de compétences : si la capitalisation sur le savoir-faire interne est grandissante, l’intégration de nouvelles compétences, en particulier autour du numérique, peut être freinée. A cela s’ajoute la difficulté à intégrer des profils ‘hors cadre’, ou à attirer des candidats apportant des compétences complémentaires et valorisantes pour les administrations, mais venant d’autres secteurs d’activité.

Dans ce contexte, les directions des Ressources Humaines des administrations sont confrontées à des difficultés majeures dans un secteur d’activité en perte relative de compétitivité (par rapport aux recruteurs du secteur privé).     

Fig.1 – Les défis à relever par les directions des Ressources Humaines dans l’administration publique – ©Artimon Perspective

Des technologies au service de la fonction et des agents (non de big brother)

Au-delà des chiffres vertigineux, la réalité opérationnelle montre que la gestion des ressources humaines a besoin d’un coup de dynamisme aussi pour s’adapter aux nouveaux usages numériques que nous adoptons, pour la plupart, dans nos vies privées.

Les technologies d’automatisation du traitement des données permettent de rendre certaines démarches plus simples et fluides, notamment lorsqu’il s’agit de communication d’informations générales (comme les jours fériés) ou de transmission de données entre différentes interfaces (comme les notes de frais, ou la gestion des temps et congés).

Technologie déjà éprouvée, la Robotic Process Automation (RPA) complète la dématérialisation entamée dans les administrations, en automatisant le traitement de certaines données selon des règles préétablies. Elle est particulièrement adaptée pour les tâches répétitives et routinières ou le traitement d’importantes quantités de données d’une même catégorie. La RPA peut alléger facilement la charge administrative des directions des Ressources Humaines, tout en offrant aux agents une autonomie dans la gestion des démarches fonctionnelles et une expérience plus fluide et légère des aspects souvent contraignants.

Mais si ces dernières années les administrations ont mené plusieurs reformes afin de moderniser leurs systèmes de gestion de ressources humaines (GRH), l’objectif d’une fonction au service de l’administration et des citoyens est non seulement d’accroitre le nombre d’effectifs, mais de produire un impact positif sur le service rendu aux usagers. Cela implique d’améliorer le niveau de compétences, d’attirer des profils d’excellence, et de proposer aux agents un parcours de carrière attractif et dynamique qui génère des résultats positifs pour l’ensemble. L’ambition est de placer la gestion des ressources humaines des administrations publiques au cœur de la performance du service public.

Afin d’atteindre ces objectifs, plusieurs stratégies sont mises à l’œuvre : des plans de recrutement, de promotion de la fonction publique, ou de formation généralisée. Souvent, à coup d’investissements importants et avec des résultats relatifs, ou au moins difficiles à mesurer.

Des technologies plus complexes, issues du champ de recherche en Intelligence Artificielle, complètent et approfondissent cette transformation afin de développer une fonction RH au service des agents et de la fonction publique en général. Des outils basés en IA permettent, entre autres, d’encourager des parcours plus personnalisés et dynamiques, une mobilité plus réactive et des processus de recrutement plus agiles.

L’utilisation de la donnée permet de réaliser des actions ciblées et mesurables, augmentant les chances d’avoir un impact positif et un retour sur investissement favorable

C’est le cas, par exemple, de la formation, encouragée par la fonction publique comme un des principaux relais d’attractivité et de développement professionnel. Les budgets dédiés sont à la hauteur : les dépenses en formation professionnelle représentent 3,8% de la masse salariale, tous ministères confondus hors enseignement hors fonction statutaire. L’enjeu est de taille pour optimiser ces investissements, en allouant des ressources à des formations ciblées, efficaces, avec des taux d’assiduité et d’assimilation du contenu élevés. Des solutions basées en IA optimisent la formation professionnelle et viennent en appui des plans de formation, accompagnant les agents avant (pour définir les besoins), pendant (afin d’adapter la démarche pédagogique) et après la formation (pour ‘ancrer’ le contenu). 

Au niveau du recrutement, des solutions (qui ont recours à des algorithmes spécifiques appelés couramment des algorithmes de matching) permettent d’extraire et réaliser une analyse sémantique des compétences, formations, centres d’intérêts présents dans chaque CV, ce qui facilite l’identification d’éléments clé pour l’offre et le potentiel d’un candidat pour un poste donné. Ces technologies définissent ensuite un « taux d’adéquation » du candidat pour le poste, toujours en fonction des paramètres pré-identifiés. Accélérer le processus de présélection des candidats rend l’administration plus dynamique, ce qui véhicule une image positive. Cela permet surtout d’être plus réactif, gagnant en termes de compétitivité.   

Fig.2 – Les principaux domaines pouvant être enrichis par le recours à l’IA pour la gestion des ressources humaines dans les administrations
©Artimon Perspectives

Le potentiel de transformation des nouvelles technologies est important pour l’ensemble des missions des directions des Ressources Humaines : recrutement, développement professionnel, processus administratifs. Les technologies ont la capacité de venir en support des RH afin d’accompagner leurs actions pour augmenter l’attractivité des administrations et le bien-être des agents.

Si l’adoption des outils d’intelligence artificielle peut signifier une réelle opportunité, elle s’accompagne d’une surveillance accrue afin de respecter certaines conditions, d’adopter les bons outils et de placer les solutions au service de la fonction.

Le recours aux technologies d’intelligence artificielle pour la gestion des ressources humaines peut faire ‘miroiter’ une modernisation des administrations. Mais considérés d’un point de vue purement pratique et opérationnel, ces outils apportent un dynamisme fonctionnel qui enrichit la fonction. Ce qui génère des impacts positifs pour les agents et, in fine, pour les usagers des services publics.  


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